Data wystawienia faktury a data sprzedaży – jak je odróżnić?

Faktura może zawierać dwie różne daty: datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Często są takie same, ale nie zawsze. Od tych dat zależy między innymi, w którym okresie rozliczyć VAT i przychód w PIT.

Czym jest data sprzedaży, a czym data wystawienia?

Datą sprzedaży jest dzień, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Data wystawienia to dzień utworzenia faktury. Gdy obie daty są identyczne, daty sprzedaży nie trzeba osobno podawać.

Termin na wystawienie faktury

Fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Przykład: za usługę wykonaną 20 listopada fakturę można wystawić najpóźniej 15 grudnia.

Przepisy przewidują też wyjątki. Najważniejsze z nich to:

• zaliczka – faktura do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę,
• usługi budowlane – faktura do 30. dnia od wykonania usługi,
• media, najem, usługi telekomunikacyjne oraz stała obsługa prawna i biurowa – faktura najpóźniej z upływem terminu płatności.

Faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem zapłaty. Limit nie obowiązuje między innymi przy fakturach za media lub najem, które wskazują okres rozliczeniowy.

Data a obowiązek podatkowy w VAT

W VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi, a nie z dniem wystawienia faktury. Przy zaliczce obowiązek powstaje w dniu jej otrzymania, w otrzymanej kwocie. Dla mediów czy najmu co do zasady decyduje dzień wystawienia faktury.

Przychód w PIT

Przychód w PIT powstaje w dniu wydania towaru albo wykonania usługi. Jeśli jednak wcześniej wystawiono fakturę albo otrzymano zapłatę, przychód powstaje w tym wcześniejszym dniu. Przy usługach rozliczanych w okresach rozliczeniowych przychód powstaje w ostatnim dniu takiego okresu.

Faktura w KSeF

W KSeF faktura jest co do zasady wystawiona w dniu, w którym zostanie przesłana do systemu. Datę sprzedaży nadal wpisuje się wtedy, gdy różni się od daty wystawienia.

W skrócie

• Data sprzedaży to dzień dostawy lub wykonania usługi, a data wystawienia to dzień utworzenia faktury.
• Fakturę wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży.
• Najwcześniej można ją wystawić 60 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem zapłaty.
• Obowiązek w VAT i przychód w PIT zależą przede wszystkim od daty sprzedaży.

Masz wątpliwości, jaką datę wpisać na fakturze? Zapytaj w Biurze Rachunkowym TAX24. Pomożemy sprawdzić, jak rozliczyć sprzedaż w Twojej firmie.

Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i opisuje przepisy obowiązujące w październiku 2026 r. Nie stanowi porady w konkretnej sprawie.